Utama Komputer Cara print sijil guna Mail Merge di dalam Microsoft Word; Untuk kepantasan...

Cara print sijil guna Mail Merge di dalam Microsoft Word; Untuk kepantasan maksimum

10630
4

Apabila anda perlu mencetak helaian sijil-sijil bagi senarai nama yang terlalu panjang, ia tentunya akan memakan masa yang agak lama serta memenatkan. Tambahan pula, pada kebiasaannya pengguna akan melakukan proses salin dan tampal secara ‘manual’ dari fail senarai nama ke fail sijil yang akan dicetak, satu persatu.

Melakukan kerja mencetak sijil dengan cara begini memang melelahkan.

Oleh itu, masalah ini kita dapat selesaikan dengan menggunakan fungsi-fungsi yang telah pun disediakan di dalam Microsoft Office. Fungsi berkenaan adalah ‘Mail Merge’, yang mana ia akan membolehkan fail dari Microsoft Word ‘memanggil’ masuk data-data dari fail Microsoft Excel. Justeru, mempercepatkan proses kerja seperti mencetak sijil penghargaan, watikah perlantikan, sijil tauliah mengajar dan sebagainya.

Berikut adalah cara-cara bagaimana untuk anda menggunakan fungsi ‘Mail Merge’ bagi tujuan mempercepatkan kerja-kerja mencetak sijil;

1. Buka Microsoft Excel

Sediakan senarai nama-nama yang akan dicetak pada sijil berserta maklumat-maklumat yang berkaitan dan ‘save’ kan fail berkenaan dengan nama dan ke lokasi yang anda mudah ingati. Ini bertujuan untuk memudahkan anda melakukan langkah-langkah ‘Mail Merge’ nanti. 

2. Buka Microsoft Word

Seterusnya, sediakan sijil yang akan anda cetak pada Microsoft Word. Pada peringkat ini, anda tidak perlu memasukkan maklumat berkenaan nama dan nombor kad pelajar kerana ruangan ini akan disambung dengan data-data dari fail Microsoft Excel nanti.

3. Mail Merge

Untuk memulakan fungsi ‘mail merge’, anda boleh melakukannya dengan mengikuti langkah-langkah berikut;

  1. Pergi ke tab Mailings
  2. Klik Start Mail Merge
  3. Ambil ‘Step-By-Step Mail Merge Wizard’ dari menu ‘drop-down’
  4. Pilih Letters
  5. Ketik ‘Next:Starting Document’ untuk ke peringkat berikutnya

Pada ‘radio button’ di bawah ‘Select Starting Document’, pilih ‘Use the Current Document’. Seterusnya, klik ‘Next: Select Recipients’ untuk pergi peringkat seterusnya.

4. Menyambungkan fail Word dengan data-data dari fail Excel

Data-data dari fail Microsoft Excel yang dibuat pada peringkat awal tadi boleh dihubungkan dengan cara berikut;

  1. Pilih ‘Use An Existing List’ pada ‘radio button’
  2. Klik ‘Browse’
  3. Ambil fail Microsoft Excel tadi dan klik ‘Open’

Ambil jadual yang bertajuk ‘Sheet$’ dan tekan butang OK.

Satu senarai yang mengandungi nama-nama seperti mana yang ada pada fail Microsoft Excel tadi akan dipaparkan dan seterusnya anda tekan butang OK bagi menyambungkan data-data tadi ke fail Microsoft Word untuk sijil berkenaan.

5. Mencantumkan (merge) data

Selepas selesai penyambungan di antara kedua-dua fail ini, anda perlu cantumkan data-data yang mengandungi nama pelajar dan kad pelajar ke dalam fail sijil. Pada peringkat ini, klik pada ‘Next: Write Your Letter’.

Seterusnya;

  1. ‘Highlight’ pada nama
  2. Klik ‘More Items’
  3. Pada tetingkap ‘Insert Merge Field, pilih pada NAMA dan kemudian tekan butang ‘Insert’

Ulangi langkah yang sama juga untuk memasukkan nombor kad pelajar

6. Pratonton fail-fail yang akan dicetak

Klik pada ‘Next: Preview Your Letters’

Klik pada ‘Next: Complete The Merge’

Akhirnya, sijil-sijil berkenaan sudah sedia untuk dicetak oleh anda.

Anda boleh memilih nama-nama yang ingin anda cetak pada bahagian ‘preview result pada tab ‘Mailings’.

Nota: Sebarang perubahan dan penambahan pada nama-nama dan maklumat-maklumat lain yang berkaitan perlu dilakukan pada fail Microsoft Excel yang bersambungan dengan fail Microsoft Word sijil berkenaan.

Kesimpulan

Sekian sahaja panduan mencetak sijil menggunakan fungsi ‘Mail Merge’ di dalam Microsoft Word. Diharapkan panduan ini dapat mempermudahkan urusan anda menyiapkan cetakan sijil yang diperlukan. Sebarang komen dan pertanyaan boleh diajukan pada ruangan komen di bawah.

4 KOMEN

Tinggalkan komentar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.